Wie man auf unangenehme Mails antwortet

Sollte man überhaupt antworten?

Hi Freunde,

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💡 Heute geht es um ein Thema, worüber ich schon ewig mal etwas schreiben wollte. Denn mir persönlich hätten diese Tipps das eine oder andere Mal bereits geholfen.

🤦🏻‍♂️ So wie es überall im Leben ist, gibt es leider nicht nur höfliche Menschen. Einige neigen dazu ihre Professionalität zu vernachlässigen und ausfällig zu werden. Ich habe in meinem ersten Berufsjahr als IT Berater mal eine Mail erhalten, in der die antwortende Person sehr persönlich geworden ist und ich anschließend auf 180 war.

💌 Bei solchen Mails ist die erste goldene Regel: Nicht sofort antworten. Vor allem nicht mit Wut im Bauch. Es kann die Sache nur verschlimmern. Es braucht sehr viel Training und Selbstbeherrschung in so einem Moment professionell zu antworten.

😡 Wenn man eine Nacht drüber geschlafen hat, sieht die Welt ganz anders aus. Man kann plötzlich wieder klar denken und einem wird bewusst, dass es die bessere Entscheidung war nicht direkt zu antworten.

👔 Die zweite goldene Regel ist es professionell zu bleiben. Dieses Wort nutze ich nun zum dritten Mal in dieser Mail und dabei geht es einfach darum, die Wut zur Seite zu schieben und sachlich zu bleiben. Also auf die Argumente mit sinnvollen Gegenargumenten zu antworten und bei den Fakten zu bleiben. Emotionen haben in dieser Mail keinen Platz.

😳 Meist wird dem Gegenüber spätestens jetzt der eigene Fehler klar. Im besten Fall schämen sie sich für das unprofessionelle auftreten und antworten sachlicher auf deine Mail.

🤐 Sollte die Person weiterhin ausfällig werden und nicht aus dem Fehler gelernt haben, kommt hier die dritte goldene Regel: Nicht antworten. Genau, einfach nicht antworten. Es kommt natürlich immer darauf an, wie dringlich das Thema ist und welche Folgen und Risiken dieses Verhalten für dein Unternehmen und andere Personen hätte. Aber von Managern habe ich des Öfteren schon erlebt, dass sie einfach nicht auf die Nachricht antworten, wenn ihnen etwas nicht passt.

🤝 Daraufhin solltet ihr den Fall an euren Vorgesetzten melden, denn ihr müsst euch sowas nicht gefallen lassen. Bei dem Empfang der ersten unangenehme Mail - naja, wenn wir mal ehrlich sind, hat jeder von uns mal einen schlechten Tag und sagt vielleicht etwas, was ihm im Nachgang leid tut. Von daher kann man “mal” drüber hinwegsehen. Wenn es häufiger vorkommt, würde ich meinen Vorgesetzten bitten hier zu übernehmen. Ein vernünftiger Vorgesetzter wird sich vor euch stellen und seine Mitarbeiter von anderen Menschen nicht respektlos behandeln lassen.

💻 Nachdem ich die besagt erste unangenehme Mail erhalten habe, habe ich die erste goldene Regel missachtet. Ich lag im Bett und hatte immer noch Wut im Bauch, der mir den Schlaf geraubt hat. Also habe ich mich nochmals an den Rechner gesetzt und mir schätzungsweise 45 Minuten bis zu einer Stunde genommen, um auf die Mail zu reagieren. Dabei habe ich alle die zweite goldene Regel beachtet, bin sachlich geblieben und die Person faktisch “fertig gemacht”.

🌙 Anschließend bin ich mit einem mulmigen Gefühl zu Bett gegangen und mir war nicht bewusst, ob ich einen Schritt zu weit gegangen war. Denn immerhin sind mein Vorgesetzter, der Vertriebsleiter und sein Vorgesetzter in cc gewesen.

🤯 Morgens haben mich dann zwei kurze Mails überrascht. Der Vertriebsleiter lobte meine Mail. Daraufhin hatte mir mein Manager ebenfalls lobende Worte geschrieben und mich bestärkt.

😏 Eine Antwort von der “Gegenpartei” habe ich nie erhalten :)

In diesem Sinne.. Bleibt ruhig und denkt an diese Regel, bevor ihr antwortet.

Euer Adem

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